domingo, 7 de agosto de 2011

CONSULTA SOBRE CERTIFICACIÓN DE FOTOCOPIAS – DICTAMEN DE ASESORIA JURÍDICO-NOTARIAL

CONSULTA – ALCANCES:
Procedencia de autenticar como copia fiel de su original un documento de esas características o sea que consta a su vez certificado por otro escribano en original y en su caso, cuáles son los efectos jurídicos de la citada certificación como instrumento público notarial extraprotocolar.
I) DOCUMENTO NOTARIAL - CLASIFICACIONES
Teniendo en cuenta el plexo legislativo vigente, resultan varias clasificaciones, entre ellas las siguientes:

Documentos originales o reproducciones: Son los que se producen como resultado directo e inmediato del ejercicio de las facultades fedantes del notario, en tanto las reproducciones se caracterizan por tener la transcriptiva o derivativa. Los originales se denominan también de primer grado y las reproducciones de segundo o ulterior grado según la condición de original o no del documento preexistente, la graduación se refiere a su “fuente”.

Documentos protocolares y extraprotocolares: Son los documentos matrices extendidos en las hojas y sellos de Protocolos, en tanto extraprotocolares son los extendidos fuera del protocolo, y por definición son el instrumento público autorizado por el notario en original fuera del protocolo en ejercicio de sus funciones y dentro de los límites de su competencia (Pelosi Carlos A. – El documento Notarial-Ed. Astrea 1980).
II) NORMAS APLICABLES – DOCTRINA
1) El Código Civil en el art. 979
inciso 2º establece que son instrumentos públicos: “... Cualquier otro instrumento que extendieren los escribanos o funcionarios públicos en la forma que las leyes hubieren determinado...”.
La certificación de fotocopias, contiene una declaración del notario, estableciendo que la misma es reproducción exacta y gráfica del documento utilizado como original.
Por lo tanto, la certificación otorgada por notario, es un instrumento público notarial extraprotocolar de acuerdo a lo dispuesto por la norma citada, en la medida que auténtica y acredita el hecho físico de la existencia del documento al que se refiere (Pelosi – LL 128-563) (R. Del N: Nº 838-1994).
En cuanto a la eficacia probatoria de las copias certificadas de copias (a su vez certificadas) consiste en probar la existencia del documento que reproducen, la veracidad del texto reproducido, pero no suplen al original.
La Doctrina Notarialista considera que las copias de copias constituyen documentos extraprotocolares comprendidos dentro del concepto de certificados, y si dicho certificado se refiere a documentos que se le exhiben al notario, constituyen, al decir de Núñez Lagos “el testimonio en relación” que tiene como hechos a documentar la vivencia por el notario de meros documentos. La reproducción con la fe transcriptiva se produce frente a la existencia física de otro documento y pueden ser de primero o segundo grado, según la condición de original o no del documento preexistente. La certificación de copia de copia acredita la existencia, naturaleza, contenido del documento preexistente, sin subrogarlo en su eficacia y efectos.
Como elementos relevantes de la certificación de fotocopias (consultas Jurídico Notariales – R. De N. Nº 805-1986) se pueden señalar entre otras, las siguientes: a) La coincidencia o concordancia entre el documento utilizado como original y la copia que lo reproduce; b) En relación con su fotocopia, el documento fotocopiado puede ser un original o a su vez copia de un original o copia de una copia del original; c) La certificación confiere autenticidad al documento fotocopiado, constituye medio de prueba respecto de la existencia del documento original.
El Reglamento del Libro Registro de Intervenciones, aprobado por el H.C.D. del Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba el 01/11/1982, en el art. 19, establece “que la certificación de fotocopias, fotografías y otras reproducciones se harán dejando constancia que corresponden a cosas o documentos que se han cotejado, relacionando toda circunstancia tendiente a identificarlos y establecer su correspondencia con la realidad...”
III) INTERVENCIÓN DEL NOTARIO – CONSIDERACIONES FINALES:
Del análisis formalizado, en este caso concreto, contamos con elementos y opiniones suficientes para establecer que la fotocopia materia de consulta reviste los requisitos de forma que requiere la certificación notarial, establece la concordancia entre la fotocopia y el documento fotocopiado (que debe ser considerado como original), da fe de que es copia fiel del documento que se le ha exhibido, que a su vez es reproducción de original certificada por notario y legalizada en legal forma.
Por lo tanto es procedente y no objetable la certificación formalizada por la Escribana consultante y en cuanto a los efectos jurídicos de la citada certificación como instrumento público notarial extraprotocolar, prueba la existencia del documento reproducido y la veracidad del texto, con la única salvedad de que no suple al original, ni lo subroga en su eficacia o efectos.
Por último, es importante precisar conceptos y definir criterios doctrinarios que fortalezcan el sistema notarial en materia de certificaciones, habida cuenta de la importancia y relevancia que detenta la función fedante, en relación a la eficacia, valor probatorio y circulabilidad de los documentos.